Svenska OTA först med ISO-certifiering

Efter ett långt och gediget arbete med att utveckla och implementera kvalitetssystemet Code Of Practice har nu Otto Bock Holding AB med sina dotterbolag Aktiv Ortopedteknik i Östersund, Dalarna och Ängelholm samt Otto Bock Ortopedteknik AB i Karlstad som första ortopedtekniska serviceföretag i Europa blivit certifierade enligt ISO 9001.

Registrerade hos BSI

Efter att först ha godkänt kvalitetsmanualen åkte revisorer från acrediteringsbolaget BSI (British Standards Institution) runt på de olika företagen under en veckas tid och utvärderade kvalitetssystemets implementering på respektive avdelning.

Resultatet av dessa externa revisioner utmynnade i en rapport där revisorerna rekommenderade samtliga företag för registrering och efter att en kommite´på BSI godkänt revisorernas rapporter har nu företagen fått sina efterlängtade certifikat.

Detta certifikat säkerställer att Aktiv Ortopedteknik i Östersund AB, Aktiv Ortopedteknik i Dalarna AB, Aktiv Ortopedteknik i Ängelholm AB samt Otto Bock Ortopedteknik AB i Karlstad följer och arbetar efter en kvalitetsmanual som uppfyller kraven i BS EN ISO 9001.

Code Of Practice

Kvalitetssystemets namn är Code Of Practice och har utvecklats av ORTOSERV AB i samarbete med Ortopedingenjörer och tekniker i Aktiv Ortopedteknik företagen samt Otto Bock Ortopedteknik. Tanken har från början varit att dokumentera verksamheten bättre och på så sätt kontrollera och effektivisera verksamhetens alla processer. Detta innebär en ökad spårbarhet, bättre uppföljnings möjlighet, jämnare kvalitet på arbeten, och en möjlighet att ge klara besked på var i processen ett arbete befinner sig och dess leveranstid, vilket i sig gynnar både patient, ordinatör och personal. Därför utvecklades systemet genom att till en början analysera och dokumentera vad som gjordes på de ortopedtekniska företagen. Därefter kontrollerades detta mot standarden. Rutiner kompletterades, preciserades och förbättrades. Implementerades på OTA, analyserades under internrevisioner, utvärderades och förbättrades och så kommer det att fortsätta...

CoP - ett TQM

Kvalitetssystemet omfattar utöver kraven enligt BS EN ISO 9001 en rad nyckelfunktioner som tillsammans styr företagets kvalitetsnivå och kostnadseffektivitet.. Kvalitetssystemet är indelat i 15 block som följer: - Affärside´/Kvalitetspolicy - Kvalitetssäkring - Företagsledning/Kundkontakter - Organisation OTA - Rutinflöde - Logistik/ Inköp - Sortiment - Teknologi/patientkontakt - Produktionsstyrning - Förslagsverksamhet - Kalkyler/Prisstrukturer - Miljö - Personal - Ekonomi/Administration - Garanti/Service. Detta betyder att det är en dokumentation av hela företaget, hela kvalitetssystemet, vilket gör det till ett Totalkvalitetskoncept.

Varje block finns dokumenterat i ett antal kvalitetssystemdokument.

Dokumenten kan vara av olika typ:

Policydokument

Rutinbeskrivningar

Detaljerade instruktioner/arbetsmanualer

Bilagor:Blanketter, måttlistor, journalblad...

Varför inför man ett kvalitetssystem? Målet med Kvalitetsledning är att driva ett ortopedtekniskt företag på det mest effektiva sättet. Basprinciperna för Code of Practice är:

Att göra rätt från början och framgent.

Förbättra kommunikation och samarbete.

Att få kvalitetstänkande att vara varje medarbetares ansvar.

Var sak på sin plats är en viktig del av ISO-konceptet.

Varför ISO 9001?

Ett antal ortopedtekniska serviceföretag i världen har sökt och fått certifikat enligt ISO9002, vilket innebär kvalitetssäkring vid produktion, installation och service. I de banorna började även vi. Men vid ett kvalitetsseminarium under INTERBOR konferensen i Oslo diskuterades vikten av att få med kärnan i ett ortopedtekniskt företags verksamhet, vilket är anpassningen till patient. Detta fick oss att ta beslutet om att försöka klara kraven enligt ISO9001, vilket innebär kvalitetssäkring även vid konstruktion, utveckling, utöver produktion, installation och service. Då vi redan från början skrivit en manual som innefattade alla aktiviteter inom företaget var det endast ett fåtal rutiner som behövde läggas till för att även uppfylla dessa krav. Kraven på konstruktion var t.ex. redan täckt med patientanalysblanketter, måttlistor journalblad och uppföljningsblanketter för de olika produktområdena. Vi tror att detta kommer att främja utvecklingen på det ortopedtekniska området starkt med kvalitetssystemets möjlighet till kontroll och uppföljning i och med den ökade dokumentationen och standardiseringen av densamme.

Detta är bara början...

Nu har vi fått certifikatet och det känns som ett underbart bevis för att långt och ambitiöst arbete ger utdelning, men detta är bara början... Det viktigaste med ett kvalitetssystem är att bygga in dynamik i det. Detta gör vi genom avvikelserapporteringar, kontinuerliga internrevisioner och ledningsgenomgångar där vi utvärderar och uppdaterar rutinerna och dess implementering för att de skall följa med de förändringar och förbättringar som sker på det ortopedtekniska området. BSI kommer dessutom att göra uppföljningsrevisioner två gånger per år för att kontrollera att rutinerna följer med verksamhetens utveckling och vise versa. Dessutom ger revisorernas från BSI som utomstående med friska ögon oss hjälp med nya infallsvinklar på vår verksamhet och öppnar på så sätt möjligheter för ytterligare förbättringar och utveckling i framtiden.

Författaren: Catarina M Löwenadler är ortopedingenjör och kvalitetskoordinator på ORTOSERV AB.